Modern szolgálatvezénylés felhőalapú szolgálatszervező alkalmazással

Miért jobb az online szolgálatvezénylés a hagyományos, papír alapúnál?

A legkézenfekvőbb előnye az, hogy bárhonnan, bármikor elérhető. Nem kell fotózgatni a beosztási táblázatot minden hónapban és értesíteni sem kell a dolgozókat az esetleges változtatásokról, mert látják a saját eszközeiken, akár otthonról is.

A hibák kijavítása is egyszerűbb, hiszen pár kattintással lecserélhető egy szolgálat, átfirkálás, hibajavítózás és újranyomtatás nélkül. Ennek pedig egyértelmű következménye az átláthatóbb szolgálati táblázat, amellyel minimálisra csökkenthetőek a véletlenül kihagyott szolgálatok.

A felhőalapú szolgálatvezénylés jól automatizálható, ezzel pedig a munkabeosztások elkészítési ideje jelentősen rövidül.

Hogyan működik ez a funkció a Trinity Guardban?

A webes felületen minden adminisztrátor láthatja az őrök és parancsnokok beosztását, naptáras és kártyás formában is.
Naptár nézetben látható minden felhasználó, illetve a szolgálatuk pontos ideje is.

Ha részletesen szeretnénk látni az adott Őr szolgálatát és feladatait, akkor a nevére kattintva megnyílik kártyás nézetben az összes, amit hozzá rendeltünk.

Itt láthatjuk kategorizálva az összes szolgálatot, státusz szerint, azaz, hogy az adott feladatokat elvégezte-e a dolgozó vagy épp kihagyta.

Mivel a telephelyek alapterülete ritkán változik, felmerül az igény, hogy egy szolgálatot csak egyszer kelljen összeállítani, utána pedig pár kattintással másolható legyen későbbi időpontokra, esetleg átadható legyen másik őröknek. Természetesen ez is elérhető a Trinity Guardban, ahogy az egyes feladatok külön-külön másolása is.

Hogy néz ki ez az egész az őrök oldalán?

A rendszer természetesen csak úgy lesz hatékony, ha a végső felhasználó is otthonosan mozog benne. Éppen ezért az őrök felülete jelentősen le van egyszerűsítve, csak azokat az adatokat látják amik rájuk vonatkoznak.

Így egyértelmű lesz, hogy melyik napokon és mikorra kell jönnie dolgozni, ha pedig rákattint, még azt is látja, hogy pontosan milyen feladatai lesznek és térképet kap arról, hogy hol.
Ennek köszönhetően nincs több félreértés, nem fognak véletlenül rossz telephelyre, esetleg más helyett bemenni dolgozni vagy épp kihagyni egy-egy napot.

Honnan fogják tudni az őreim, ha megváltoztatom a beosztásukat?

A telefonos appban a feladat- és szolgálati listák folyamatosan frissülnek, de akkor sincs gond, ha véletlenül elkerülné a figyelmüket, hiszen minden új feladatról kapnak értesítést a változtatás pillanatában.

Persze, ha hónapokra előre rakjuk össze a szolgálatokat, könnyen lehet, hogy az őreink elfelejtik ezeket a változtatásokat és emlékezetből dolgoznak. Éppen ezért a szolgálatok kezdete előtt is kapnak több értesítést (a kezdet előtt 30, 15, 5 és 1.5 perccel), ahogy az egyes feladatok előtt is.

Tudom értesíteni az őreimet más változásokról is?

Persze! A beépített chaten keresztül küldött üzenetekről is azonnali értesítéseket kapnak és értelemszerűen válaszolni is tudnak rá szöveggel, fotóval vagy hangfelvétellel.

Hogyan tudom ellenőrizni, hogy elvégezték a kiosztott szolgálatokat az őreim?

Minden szolgálatnak van státusza, ahogy a benne lévő feladatoknak is. Amennyiben az őr nem kezdi el időben ezeket (a kijelölt kezdési időpont után maximum 1 órával), akkor a státusz nem teljesítettre változik, ezzel jelezve az adminisztrátor felé, hogy elmaradás történt.
Természetesen ezeket az őrök is látják a nem teljesített szolgálatok listájában.

Én a papíralapú rendszert szoktam meg, nem fogom tudni használni ezt a felhőalapú megoldást.

Dehogynem! Az egész fejlesztés során szem előtt tartottuk a könnyű használhatóságot és törekedtünk arra, hogy egy jól átlátható rendszert alkossunk, amely megkönnyíti az ember munkáját és nem további technikai akadályok elé állítja.
Persze mi sem látunk bele minden felhasználó fejébe, éppen ezért tartjuk nagyon fontosnak a visszajelzéseket. A rendszert folyamatosan fejlesztjük az alapján, hogy a használóinak mire van szüksége, esetleg mivel van problémája.
Ezen kívül pedig vállaljuk a betanítást is, amely magában foglalja a funkciók bemutatását és az általános tanácsadást is a használattal kapcsolatban.
Ha egyes funkciók használatáról idővel elfeledkezne, a beépített súgóban leírtuk az alapfunkciók használatát, amelyet bármikor el tud érni, de természetesen ügyfélszolgálatunk is szívesen segít bármilyen felmerülő problémával kapcsolatban.